Prüfdatenvorschau
Overview
Prüfdaten werden direkt von Sicherheitstestern oder von IZYTRON.IQ in die Prüfdatenvorschau eingelesen. Hier können die importierten Daten geprüft und nachbearbeitet werden. Erst dann werden sie in die Objektart 'Prüfobjekt' verschoben, wo sie archiviert werden.
Prüfdatenvorschau
Importierte Prüfungen werden als Objekt 'Prüfdatenvorschau' mit einer Prüfdatenvorschau-ID angelegt.
Vorschau zeigen
Die Prüfdatenvorschau wird nach dem Import automatisch als Liste gezeigt. Sie können die Liste jederzeit manuell anzeigen, indem Sie im Menübereich 'Prüfdatenvorschau' die Schaltfläche
- 'Meine zeigen' (zeigt die Importe des aktuell angemeldeten Anwenders)
- 'Alle zeigen' (zeigt alle Importe in der Prüfdatenvorschau) oder
- 'Bestimmte zeigen' (Filterung nach einem bestimmten Anwender möglich)
klicken.
Die Prüfdatenvorschau-Tabelle enthält die Spalten
- Kunden-ID (im Standard, kann aber in den Supervisor-Optionen ausgeblendet werden, wenn nicht benötigt)
- Kundenbez. (im Standard, kann aber in den Supervisor-Optionen ausgeblendet werden, wenn nicht benötigt)
- Prüfobjekt-ID
- Prüfobjektbez.
- Prüfsystem/ID
- Prüfobjekttyp
- Prüfobjektart
- Prüferfolg
- Prüfsystem/Kunde
- Prüfnorm
- Prüfsystem/Prüfer
- Prüfvorschrift
- Abteilung
- Raum-ID
- Geschoss-ID
- Gebäude-ID
- Liegenschafts-ID
- Beginn
- Kostenstelle
- Tätigkeitsnr.
Die Tabelle enthält alle Daten, die importiert werden konnten. Wurde zum Beispiel keine Kunden-ID importiert, bleibt das Feld in der Zeile des jeweiligen Datensatzes leer. Datensätze (Zeilen), bei denen die Kunden-ID und/oder die Kundenbezeichnung fehlt, werden in der Liste orange markiert. So können sie für eine Nachbearbeitung leichter gefunden werden. Existieren solche Datensätze, wird als Hinweis die unten abgebildete Meldung gezeigt. (Standardverhalten. Dies kann in den Supervisor-Optionen geändert werden. Siehe 'Einstellungen'.)
Vorschau bearbeiten
Alle Datensätze in der Vorschautabelle können bearbeitet werden. Das ist dann sinnvoll, wenn benötigte Daten, wie zum Beispiel die 'Kunden-ID' nicht importiert werden konnten oder Daten ergänzt werden sollen.
Die Daten der Prüfdatenvorschau können einzeln bearbeitet werden, als Gruppe ausgewählter Datensätze oder alle importierten Objekte in einem Arbeitsgang.
Einzelbearbeitung
Im folgenden Beispiel soll für einzelne Objekte in der Prüfdatenvorschau die Kunden-ID geändert werden:
Wenn zum Beispiel keine Kunden-ID importiert wurde, können Sie diese nachträglich hinzufügen. Klicken Sie doppelt auf das Feld 'Kunden-ID' des betreffenden Datensatzes in der Vorschautabelle.
Die Karte des angeklickten Datensatzes wird geöffnet. Dem Feld 'Kunden-ID' ist der Katalog 'Kunde' hinterlegt. Wählen Sie aus diesem den passenden Kunden oder legen Sie ihn hier neu an. Tragen Sie gegebenenfalls weitere benötigte Angaben auf der Karte nach und speichern Sie Ihre Änderungen. Die Karte kann nun geschlossen werden.
Klicken Sie an der Prüfdatenvorschau-Tabelle auf die Schaltfläche 'Aktualisieren', um die Änderung sichtbar zu machen. Gegebenenfalls wird erneut die Meldung gezeigt, dass Datensätze ohne Kunden-ID oder Kundenbezeichnung existieren.
Sammelbearbeitung
Zusätzlich zur oben beschriebenen Änderung einzelner Datensätze haben Sie die Möglichkeit, mehrere Datensätze in einem Arbeitsschritt zu ändern, zum Beispiel die Kunden-ID oder den Prüferfolg für mehrere oder alle Objekte der Prüfdatenvorschau.
Markieren Sie dazu alle Datensätze, die Sie ändern wollen mit Mausklick und der Taste [Strg] oder [Umschalttaste] (wie von Windows bekannt). Drücken Sie gegebenenfalls [Strg]+[A], um alle Datensätze der Tabelle zu markieren. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen der markierten Datensätze und wählen Sie aus dem erscheinenden Kontextmenü "Markierte Vorschaudate mit 'Multi' ändern".
In der Anwendung 'Multi', die sich dann öffnet, können Sie das Eingabefeld wählen, das in allen markierten Datensätzen geändert werden soll. Im Beispiel ist das 'Prüfdatenvorschau: Kunden-ID'.
Weiter unten, bei 'Neuer Feldinhalt' wird der Wert eingetragen, der in alle Felder 'Kunden-ID' übernommen werden soll. Dieses Feld greift auf alle Objekte der Objektart 'Kunde' zurück. Tragen Sie hier etwas ein, erfolgt eine sofortige Suche im Objektkatalog 'Kunde' und Einträge, die zu Ihrer Eingabe passen, werden vorgeschlagen. (Ist dem Feld kein Katalog hinterlegt, z. B. bei 'Püfsystem/ID', erfolgt der Eintrag des neuen Wertes einfach in der Maske.)
Wählen Sie den passenden Wert und klicken Sie oben im Fenster auf den grünen Haken, um die Aktion zu bestätigen.
Eine Meldung zeigt an, wie viele Datensätze geändert wurden und dass die Änderung erfolgreich war. Die Prüfdatenvorschau wird automatisch aktualisiert und bei allen vorher markierten Datensätzen ist das Feld 'Kunden-ID' geändert. Ebenso können Sie mit anderen Feldern, z. B. mit dem Feld 'Prüferfolg' verfahren.
Zuordnungen bearbeiten
Über die Prüftätigkeitenvorschau können auch die Zuordnungen 'Prüfsystem/Kunde' und 'Prüfsystem/Prüfer' bearbeitet werden. Klicken Sie hierzu in der Liste doppelt auf das Feld, das Sie bearbeiten wollen, um die jeweilige Karte zu öffnen.
Soll 'Prüfsystem/Kunde' bearbeitet werden, wird die Karte 'Prüfdatenvorschau' geöffnet. Hier finden Sie das Feld 'Prüfsystem/Kunde', dem der Zuordnungskatalog hinterlegt ist. Soll 'Prüfsystem/Prüfer' bearbeitet werden, wird die Karte 'Tätigkeiten' geöffnet, auf der sich das Feld 'Prüfsystem/Prüfer' befindet.
Tragen Sie in das gewünschte Feld einen Begriff ein, der aus dem hinterlegten Katalog gewählt wird oder legen Sie einen neuen Katalogeintrag an. Klicken Sie doppelt auf das Feld, um den Katalog zu öffnen und dort Eintragungen vorzunehmen. Speichern Sie die Karte am Ende. Die Prüfdatenvorschau muss aktualisiert werden, damit die Änderungen sichtbar werden.
Vorschau übertragen
Importierte Prüfdaten werden zuerst im Objekt 'Prüfdatenvorschau' gespeichert und können, wie oben beschrieben, vor dem endgültigen Speichern noch bearbeitet oder ergänzt werden. Beim endgültigen Speichern oder Übertragen der Prüfdaten werden diese aus der Prüfdatenvorschau in die Objektart 'Prüfobjekt' verschoben, sind dann also in der Prüfdatenvorschau nicht mehr vorhanden.
Ein Prüfdatenvorschau-Objekt wird verschoben, wenn es in der Zielobjektart (mit dieser ID) noch nicht vorhanden ist. Ist ein Objekt in der Zielobjektart bereits vorhanden, werden im Standard leere Felder im bereits vorhandenen Objekt gegebenenfalls mit jetzt gelieferten Daten überschrieben. (Diese Standardeinstellung kann in den Supervisor-Optionen geändert werden.) In der Prüfdatenvorschau wird das Objekt dann gelöscht.
Termine / Terminfortschreibung
Importierte Prüfdaten können Informationen darüber enthalten, wann die Prüfobjekte erneut zu prüfen sind. Hierfür werden auf Wunsch bei der Datenübernahme aus der Vorschau Einzeltermine oder Serientermine angelegt.
Importierte Prüftätigkeiten können Termine oder Terminserien haben. Diese werden beim Objekt 'Prüfdatenvorschau' nicht berücksichtigt, egal welche Importeinstellungen es gibt. Termine und Terminserien werden erst nach dem Verschieben der Prüftätigkeiten zum Zielobjekt angelegt oder weiterberechnet. Diese Einschränkung ist nötig, da es sich bei der Prüfdatenvorschau nur um ein "Zwischenspeichern" der Prüfdaten handelt und Terminserien hier noch keine Funktion haben.
Werden Prüftätigkeiten zum Zielobjekt verschoben, wird geprüft, ob es bereits einen Termin der gleichen Tätigkeitsart gibt.
- Existiert dieser Termin, wird er angepasst und die zugehörige Serie gegebenenfalls fortgeschrieben.
- Existiert kein passender Termin, wird dieser neu angelegt und gegebenenfalls eine Terminserie berechnet (je nachdem, ob bei der Prüftätigkeit eine Information über eine Intervallart vorhanden ist).
Einzelübernahme
Prüfungen werden aus der Prüfdatenvorschau in die Objektart 'Prüfobjekt' verschoben. Sie sind dann also nicht mehr in der Prüfdatenvorschau vorhanden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Datensatz, der gespeichert werden soll und wählen Sie aus dem Kontextmenü 'Markierte Vorschaudaten übertragen'. Markieren Sie mit der Maus und der Taste [Strg] gegebenenfalls mehrere Prüftätigkeiten der Vorschautabelle, um mehrere Datensätze zu verschieben.
Nach der Auswahl erscheint eine Sicherheitsabfrage. Wenn Sie mehrere Prüfungen markiert haben, kann die Übertragung einige Zeit dauern.
Während der Verschiebung der Daten wird eine entsprechende Statusmeldung gezeigt.
Wurden die ausgewählten Prüfungen erfolgreich übertragen, werden sie nicht mehr in der Vorschautabelle angezeigt. Diese aktualisiert sich nach der Übertragung automatisch. Wenn danach noch Datensätze in der Prüfdatenvorschau vorhanden sind, bei denen die Kunden-ID oder die Kundenbezeichnung fehlt, wird eine entsprechende Meldung gezeigt.
Komplettübernahme
Prüfungen, die gespeichert werden, werden aus der Prüfdatenvorschau in die Objektart 'Prüfobjekt' verschoben. Es können alle Daten der Prüfdatenvorschau in einem Arbeitsgang übertragen werden oder die Daten, die vom aktuell angemeldeten Anwender importiert wurden. Klicken Sie dazu die entsprechende Schaltfläche im Menübereich.
Eine Sicherheitsabfrage informiert darüber, dass die Übertragung der Daten einige Zeit dauern kann.
Während der Datenübertragung sehen Sie eine Statusmeldung.
Wurden alle Daten erfolgreich übertragen, wird eine Erfolgsmeldung gezeigt.
Vorschau löschen
Sollen Daten in der Prüfdatenvorschau nicht ins Prüfobjekt verschoben, sondern gelöscht werden, klicken Sie die Schaltfläche 'Leeren' im Menübereich.
Eine Sicherheitsabfrage ermöglicht das Fortsetzen oder den Abbruch des Löschvorgangs.
Wenn Sie auf 'Löschen' klicken, werden alle Datensätze in der Objektart 'Prüfdatenvorschau' und damit die komplette Vorschautabelle endgültig gelöscht. Nach dem erfolgreichen Löschen erscheint eine Bestätigungsmeldung.